GDPR

POLITICA DE CONFIDENTIALITATE SI PROTECTIE A DATELOR PERSONALE CLIENTI

Informații generale

OFFICE MAX SRL actioneaza în calitate de operator de date conform GDPR și, prin urmare, suntem responsabili pentru prelucrarea datelor descrise mai jos.

Prin prezentul sunteti informati cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră personale și drepturile dumneavoastră în legătură cu această prelucrare, conform Regulamentului General privind Protecția Datelor ("GDPR") și legislației locale aplicabile.

Prin vizitarea site-ului, prin crearea contului sau a completarii formularelor de contact ori de solicitare informatii pentru produs, fiecare Membru sau Client isi exprima  consimtamantul ca OFFICE MAX SRL sa prelucreze datele acestuia cu caracter personal, in conformitate cu scopurile declarate in prezenta Politica de Confidentialitate si Protectie a Datelor cu Caracter Personal, cu respectarea prevederilor Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor), cu respectarea dispozitiilor Legii nr. 190/2018 privind masuri de punere in aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protectia datelor) si oricaror alte dispozitii legale incidente.

OFFICE MAX SRL prelucreaza datele in mod legal, echitabil si transparent. Prelucrarea datelor se realizeaza in scopuri determinte, explicite si legitime. Procesarea datelor este adecvata si limitata, doar in raport de necesitatea realizarii scopului pentru care acestea au fost colectate. Datele cu caracter personale vor fi retinute doar pe perioada de timp necesara indeplinirii scopurilor pentru care sunt procesate, iar prelucrarea se va realiza de o maniera adecvata pentru asigurarea securitatii si integritatii datelor. Niciun transfer de date nu se va realiza fara masuri de precautie adecvate.

OFFICE MAX SRL a implementat masurile organizatorice si de securitate necesare pentru protectia impotriva accesului neautorizat, a utilizarii, alterarii sau distrugerii datelor cu caracter personal conform prevederilor legale internationale si nationale in vigoare. Pentru protejarea informatiilor colectate in scopurile mentionate de la Membru sau Client.

OFFICE MAX SRL nu va dezvalui datele cu caracter personal colectate prin intermediul site-ului www.omax.ro, cu exceptia angajatilor autorizati si contractorilor/partenerilor ce au calitatea de persoane imputernicite (contabilitate) carora aceste date le sunt necesare pentru a le procesa in numele OFFICE MAX SRL sau in cazul in care obligatia de dezvaluire reprezinta o obligatie legala a OFFICE MAX SRL sau a angajatilor ori contractorilor/paretenerilor acesteia. OFFICE MAX SRL, impreuna cu colaboratorii sai (persoane imputernicite), isi asuma responsabilitatea implementarii unor masuri tehnice si organizatorice corespunzatoare privind protectia confidentialitatii si securitatii datelor cu caracter personal.

OFFICE MAX SRL prelucreaza datele cu caracter personal in urmatoarele scopuri si temeiuri legale:

• in scopul executarii contractului: pentru a asigura accesul clientului la serviciu, in vederea validarii, expedierii si facturarii comenzilor catre acesta sau pentru rezolvarea anularilor ori a problemelor de orice natura referitoare la o comanda sau un contract, la serviciile sau produsele achizitionate de catre acesta;
• in baza consimtamantului utilizatorului site-ului, pentru contactarea acestuia, spre a oferi informatii privind activitatile Office Max si/sau produsele comercializate, la cererea sa voluntara;
• in baza consimtamantului expres al utilizatorului site-ului in scopuri de marketing, pentru trimiterea de newslettere, in format exclusiv electronic;
• in interesul legitim al Operatorului, pentru a imbunatati serviciile oferite Clientilor sau Membrilor incluzand dar nelimitandu-se la contactarea acestora pentru evaluarea produselor achizitionate, pentru transmiterea de comunicari particularizate periodic, in baza relatiei adecvate dintre OFFICE MAX SRL si CLIENT/MEMBRU, cu respectarea prevederilor legale aplicabile in materia protectiei datelor.

Pentru solicitări legate de prelucrarea datelor, ne puteți contacta oricând prin e-mail la: data.protection@officemax.ro.

Informații despre datele colectate, baza de prelucrare Clienți, Furnizori, Alți Parteneri de Afaceri

Marketing și Analiză a Clientilor

Vom prelucra toate datele dumneavoastră personale pentru tranzacții comerciale, financiare, logistice necesare executării contractului și pentru relații cu clienții, obținerea de oferte speciale și analiza datelor.

 

Acest lucru include cercetarea de piață, sondajele de opinie ale clienților, analiza clienților, segmentarea clienților și profilarea entității legale pentru determinarea comportamentului de cumpărare și activității clienților, achiziții repetate de anumite bunuri și date de achiziții.

 

De asemenea, vă putem contacta în acest scop prin e-mail, SMS, telefon, sau poștă/ curierat. În scopurile menționate mai sus, datele dumneavoastră vor fi stocate în baza noastră de date și îmbogățite cu date colectate din surse publice (de exemplu, Registrul Comerțului, ANAF, registre publice).

 

Destinatarii Datelor

Prelucrarea datelor cu caracter personal poate sa implice si alti furnizori de servicii cum ar fi servicii de curierat sau alte servicii de afaceri, servicii la fața locului, rapoarte de suport, asistență pentru prețuri/ garanții producator, servicii logistice, service, etc.), toti acestia fiind procesatorii definiti conform art. 28 GDPR.

 

Prin reglementari contractuale, Office Max se asigura ca acesti furnizori de servicii prelucreaza date cu caracter personal in conformitate cu legislatia europeana privind protectia datelor, pentru a garanta un nivel ridicat de protectie a datelor, chiar daca datele cu caracter personal sunt transferate intr-o tara in care se utilizeaza in mod obisnuit un alt nivel de protectie a datelor si pentru care nu exista nicio decizie de adecvare a Comisiei UE. Transferurile de date se pot efectua numai către parteneri și beneficiari legali și nu se efectueaza alte transferuri de date cu caracter personal catre alti destinatari, cu exceptia cazului in care Office Max are obligatia aceasta prin lege.

 

Furnizarea Obligatorie/Voluntară a Datelor și Durata de Stocare

OFFICE MAX SRL colecteaza, pe baza furnizarii voluntare a persoanei vizate, date cu caracter personal iar tipurile de date colectate depind de natura modului in care vizitatorul site-ului doreste sa interactioneze cu www.omax.ro. Astfel, pentru inregistrarea unui cont nou, se colecteaza numele, prenumele, adresa de e-mail si numarul de telefon, date utilizate ulterior pentru finalizarea si transmiterea comenzii; pentru a putea fi contactat de OFFICE MAX SRL pentru orice intrebari sau informatii privind produsele comercializate, se colecteaza numele, prenumele si adresa de e-mail; in scop de marketing, se colecteaza numele, prenumele si adresa de e-mail.

 

După încheierea unui contract cu dumneavoastră pentru procesarea înregistrării clienților, următoarele date sunt necesare: numele clienților (= numele companiei dumneavoastră), industria, forma juridică, adresa sediului social, adresa fiscală, adresa de livrare, numerele de telefon/fax de afaceri, codul de înregistrare TVA, datele de identificare ale persoanelor autorizate pentru achiziții, contacte tehnice, colectare, servicii, livrare, alte obligații/servicii specifice, după caz, și pentru relațiile financiare și legale, funcțiile acestor persoane, dovada existenței companiei dumneavoastră.

 

OFFICE MAX SRL poate sa colecteze involuntar si alte date ce nu conduc la identificarea unica a persoanei vizate (ora vizitei, locul de unde se face accesul, nume si versiune browser internet, sistem de operare, inclusiv alti parametri tehnici) furnizate de browserul internet prin intermediul caruia se face accesul la site si pot fi folosite de catre OFFICE MAX SRL pentru a imbunatati serviciile oferite Clientilor sau Utilizatorilor sai.

 

De asemenea, OFFICE MAX SRL poate sa colecteze involuntar si informatii care ar putea conduce la identificarea vizitatorilor www.omax.ro cum ar fi adresa IP. OFFICE MAX SRL nu va utiliza astfel de informatii pentru a identifica vizitatorii site-ului si nu va face publice astfel de informatii, altfel decat in conditiile descrise in prezenta Politica de Confidentialitate;

 

OFFICE MAX SRL poate obtine date de la institutia financiara prin intermediul careia se realizeaza cumpararea de pe www.omax.ro, daca plata se face on-line prin card bancar sau prin ordin de plata;

 

Perioada de Arhivare a Datelor

Datele cu caracter personale procesate de OFFICE MAX SRL sunt retinute pentru o perioada cuprinsa intre 3 si 10 ani, in functie de scopul colectarii datelor personale, dupa cum urmeaza: datele furnizate prin intermediul formularului de comanda vor fi stocate pentru o perioada de 10 ani de la momentul colectarii, datele furnizate pentru crearea unui cont vor fi retinute pentru o perioada de 3 ani de la ultima logare a Membrului, datele furnizate prin completarea formularului de contact sau de solicitare informatii pentru produs pentru o perioada de 3 ani de la momentul colectarii, datele prelucrate in scop de marketingpe baza de consimtamant expres al persoanei vizate pana la retragerea consimtamantului, iar datele prelucrate in scop de marketing in interesul legitim al Operatorului pentru o perioada de 5 ani calculata de la momentul ultimei achizitii de pe www.omax.ro.

*Cu excepția contractelor încheiate explicit cu durate de arhivare diferite.

Această durată poate să se schimbe odată cu modificările legislative referitoare la arhivarea documentelor fiscale-contabile sau legale.

Drepturile Dumneavoastră

Ca persoana vizata aveti urmatoarele drepturi in raport cu OFFICE MAX SRL, operator de date cu caracter personal:

1. Dreptul de acces inseamna dreptul Membrului sau Clientului de a obtine o confirmare din partea OFFICE MAX SRL ca sunt prelucrate sau nu datele cu caracter personal care privesc persoana in cauza si, in caz afirmativ, se poate obtine acces la datele respective si la informatii privind modalitatea in care sunt prelucrate datele.
2. Dreptul la portabilitatea datelor se refera la dreptul de a primi datele personale intr-un format structurat, utilizat in mod curent si care poate fi citit automat si la dreptul ca aceste date sa fie transmise direct altui operator, insa doar daca acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.
3. Dreptul la opozitie vizeaza dreptul Membrului sau Clientului de a se opune prelucrarii datelor personale atunci cand prelucrarea este necesara pentru indeplinirea unei sarcini care serveste unui interes public sau cand are in vedere un interes legitim al operatorului. Atunci cand prelucrarea datelor cu caracter personal are drept scop marketingul direct, Membrul sau Clientul are cu precadere dreptul  de a se opune prelucrarii in orice moment.
4. Dreptul la rectificare se refera la corectarea, fara intarzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte. Rectificarea va fi comunicata fiecarui destinatar la care au fost transmise datele, cu exceptia cazului in care acest lucru se dovedeste imposibil sau presupune eforturi disproportionate din partea OFFICE MAX SRL.
5. Dreptul la stergerea datelor ("dreptul de a fi uitat") inseamna dreptul Membrului sau Clientului de a solicita sa fie sterse datele cu caracter personal, fara intarzieri nejustificate, in cazul in care se aplica unul dintre urmatoarele motive: acestea nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate; persoana in cauza decide sa isi retraga consimtamantul si nu exista niciun alt temei juridic pentru prelucrare; persoana in cauza se opune prelucrarii si nu exista motive legitime care sa prevaleze; datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal; datele cu caracter personal trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale; datele cu caracter personal au fost colectate in legatura cu oferirea de servicii ale societatii informationale. Dacă doriți să exercitați acest drept, vă rugăm să ne contactați prin link-ul următor: https://omax.ro/pages/gdpr.

6. Dreptul la restrictionarea prelucrarii poate fi exercitat in cazul in care Membrul sau Clientul contesta exactitatea datelor prelucrate de OFFICE MAX SRL, pe o perioada care permite verificarea corectitudinii datelor; prelucrarea este ilegala, iar persoana in cauza se opune stergerii datelor cu caracter personal, solicitand in schimb restrictionarea; in cazul in care OFFICE MAX SRL nu mai are nevoie de datele cu caracter personal in scopul prelucrarii, dar persoana in cauza le solicita pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta; in cazul in care persoana s-a  opus prelucrarii pentru intervalul de timp in care se verifica daca drepturile legitime ale OFFICE MAX SRL prevaleaza asupra celor apartinand Membrului sau Clientului.
7. Dreptul de a depune o plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

In situatia in care se considera ca drepturile prevazute in Regulamentul nr. 679/2016 au fost incalcate, orice persoana vizata are posibilitatea de a se adresa ANSPDCP prin depunerea unei plangeri.

Datele de contact ale ANSPDCP sunt urmatoarele:

Bucuresti, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, cod postal 010336;
Telefon: +40.318.059.211/+40.318.059.212; Fax: +40.318.059.602;
E-mail: anspdcp@dataprotection.ro; Pagina web: www.dataprotection.ro.
 

Pentru a vă exercita drepturile conform GDPR, ne puteți contacta oricând și gratuit, trimițând o notificare la adresa de e-mail: data.protection@officemax.ro.

Datorită modificărilor legislative permanente, este posibil să devină necesară o modificare a acestor notificări privind protecția datelor. În acest caz, veți găsi modificările în secțiunea GDPR, disponibila online. În măsura în care schimbările afectează prelucrarea bazată pe consimțământul dumneavoastră, vom solicita noul dumneavoastră consimțământ, dacă este necesar.

Persoane fizice:

Utilizăm datele dumneavoastră in scop fiscal si de raportare legala, sau in interes legitim, doar cu consimțământul dumneavoastră, în funcție de natura lor. 

De exemplu:

Adresa de e-mail

Dacă ați furnizat adresa dvs. de e-mail, o vom utiliza pentru a vă trimite informatii referitoare la comenzi, traseu colet in aplicatii integratori/ firme de curierat,  e-mailuri informative despre produsele și serviciile noastre, precum și articole și resurse publicate periodic pe acest.

În cazul plăților online, adresa dvs. de e-mail va fi transmisă procesorului de plăți online. Adresa de e-mail va fi utilizată pentru campanii de e-marketing pe rețelele sociale pentru promovarea site-ului doar daca sunteti de accord cu acest tip de utilizare.

Prenume și Nume

Dacă ați furnizat prenumele și numele dumneavoastră, vom utiliza aceste date pentru a procesa comenzile si a emite facturile, curierat, pentru a personaliza e-mailurile pe care le primiți de la noi.

Număr de Telefon

Dacă ați furnizat numărul dumneavoastră de telefon, vom utiliza aceste date pentru a vă contacta rapid, prin telefon, mesaje sau prin WhatsApp in scopul realizarii comenzii si livrarii. Numărul de telefon va fi utilizat pentru campanii de e-marketing pe rețelele sociale pentru promovarea site-ului, precum și pentru a vă trimite SMS-uri și mesaje prin WhatsApp cu oferte promoționale, știri și evenimente, daca ati optat in acest sens.

Informații de Facturare

Dacă ați furnizat informații de facturare (inclusiv ID TVA, Număr de Înregistrare în Registrul Comerțului, adresa sediului, cont bancar, numele băncii, numele reprezentantului legal, poziția reprezentantului legal), vom utiliza aceste date pentru a emite factura aferentă comenzii plasate pe site-ul nostru. Aceste date vor fi salvate în sistemul nostru ERP si vor fi corelate cu datele fiscale disponibile in vectorul fiscal public disponibil.

Partajarea Datelor Personale

Nu am vândut, nu vindem și nu vom vinde niciodată datele dumneavoastră către terțe părți.

Va rugam sa va setati independent optiunile de cookies pentru maximum de reprezentativitate si confidentialitate a datelor Dvs. 

Am luat toate măsurile tehnice astfel încât să nu fiți obligat să ne furnizați nicio informație care nu este necesara. Este bine de știut că fără aceste informatii minimale, anumite părți ale site-ului nostru ar putea să nu funcționeze corect, nu am putea colabora sau nu am putea să vă informăm despre serviciile și produsele noastre în care ați putea fi interesați sau sa procesam comenzile plasate.

Pentru orice întrebări în acest context sau clarificări, nu ezitați să ne contactați la data.protection@officemax.ro.

 

12.03.2024